Notatboka var systemet.
En restaurant ved sjøen med flere tiår lang tradisjon drev de travleste kveldene sine fra én notatbok av papir. Historien om hvordan den fikk sitt eget reservasjonssystem.
Hele restauranten gikk på én notatbok.
Flere tiår med tradisjon ved kysten, og hele reservasjonssystemet fikk plass på én oppslått side. I høysesongen ringte telefonen uavbrutt. Et navn, et klokkeslett, rablet ned mellom bordene som skulle ryddes. Og nå og da, i travelheten, kom en bestilling rett og slett aldri inn på siden.
Hver morgen begynte med det samme ubesvarte spørsmålet.
Hvor mange gjester i kveld? Hva kommer de til å bestille? Hvordan rigger man kjøkkenet så et fullt hus aldri slår over i panikk? Ved starten av hver servering sto daglig leder og kjøkkensjefen overfor spørsmålet sammen, og det ærlige svaret var at ingen kunne vite sikkert. Det fantes et annet hull også. På nett hadde restauranten ikke noe eget hjem, og alt en gjest kunne finne der, tilhørte noen andre.
Svaret kom ikke ferdig pakket.
God programvare her skulle ikke begynne i koden. Den skulle begynne på kjøkkenet. Derfor handlet de første samtalene om hvordan en servering faktisk forløper, time for time, og om hvordan de beste restaurantene andre steder hadde løst det samme. Ett prinsipp gjaldt fra starten og ble aldri fraveket: det som kom, skulle tilhøre restauranten, ikke en bookingplattform den bare kunne leie.
Løsningen
Ett system, fra start til slutt.
Alt restauranten trenger for å drive en kveld, bygd for å tilhøre dem og ingen andre.
Egen nettside
Restaurantens første presentasjonsside, eid helt av restauranten i stedet for leid fra en bookingplattform.
Bordbestilling til lunsj og middag
Et bookingsystem bygd rundt den virkelige serveringen, så hvert bord er gjort rede for før dørene i det hele tatt åpner.
Et kontrollrom for teamet
Avansert administrasjon som gir salen og kjøkkenet ett klart bilde av kvelden som venter.
Bekreftelser på WhatsApp
Gjestene bestiller, får bekreftelse med en gang og en automatisk påminnelse tre timer før de kommer.
Verifisering av gjester
Hver bestilling verifiseres via WhatsApp, så teamet vet at det står en ekte person bak, noe som betyr mest med besøkende fra utlandet.
Hvor bestillingene kommer fra
Analyse som viser om en reservasjon startet på nettsiden, via en QR-kode eller med en gjest som kom rett inn døra.
Ingen overgang skjedde over natten.
Å legge notatboka bak seg skulle aldri skje på én dag, og det gjorde det heller ikke. Endringen kom steg for steg. Det som allerede fungerte, ble beholdt, mens det nye systemet i det stille tok over de delene som pleide å falle mellom stolene.
For første gang eier restauranten sin egen inngangsdør.
Et navn med flere tiår lang historie har nå sin egen digitale tilstedeværelse, og troverdigheten som følger med. Gjettingen hver kveld har fått et svar. Og hver gjest, lokal eller tilreisende, kommer inn gjennom en dør restauranten eier selv. Det er den typen arbeid som er verdt å etterlate seg.
Studio Present